Informationen gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) – Beschäftigte

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung i.S.d. DS-GVO ist:

A-TEX Germany GmbH
Wasserstr. 223
44809 Bochum
vertreten durch Geschäftsführer Daniel Jung
Tel.:                       +49 234 97889-0
E-Mail:                  germany@a-tex.com

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

DataCo GmbH

Dachauer Str. 65
80335 München
E-Mail: datenschutz@dataguard.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet

• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• die Begründung, die Durchführung und die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (insb. die Erstellung der Auslagenberechnungen und Lohnabrechnungen)
• Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (insb. in unserer Personalakte)
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videotelefonie)
• Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis
• Archivierung für die Wahrung unserer Rechtsansprüche und Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Datenvernichtung und Löschung nach dem Wegfall des Archivierungszwecks

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet

Die Begründung, die Durchführung und die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO

Soweit erforderlich, sind wir rechtlich dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO. Unsere gesetzlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus folgenden Vorschriften:

• 312 Sozialgesetzbuch III (SGB III) – Arbeitsbescheinigung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit
• 28a Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) – Meldepflicht bei den Behörden
• 198 Sozialgesetzbuch V (SGB V) – Meldepflicht für versicherungspflichtig Beschäftigte
• 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – Aufzeichnung der Arbeitszeit
• § 49, 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – Auskunft und Vorlage von Verzeichnissen an die Behörden
• 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) – Aufzeichnung der Arbeitszeit
• 27 Mutterschaftsgesetz (MuSchG) – Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden
• 17c Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus folgenden Gründen:

• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Ausübung von Rechten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, damit wir die aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erwachsenden Rechte und Pflichten erfüllen können, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO

Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO verarbeitet.

Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 9 Abs. 1 lit. f DS-GVO

Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Beurteilung der Arbeitsfähigkeit – Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO

Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten erfolgt, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO verarbeitet.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an andere Stellen, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind insbesondere:

• Bankinstitute
• Behörden (z.B. Finanzämter, Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Rentenversicherungsträger, Gerichte)
• Krankenkassen
• Steuerberater
• Rechtsanwälte

Die Übermittlung der Daten an o.g. Empfänger erfolgt grundsätzlich zu Abrechnungszwecken, zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (soweit erforderlich).

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter Ziff. 3 genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (s. Ziff. 9) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:

• soweit noch offene Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen
• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:

• § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – 30 Jahre (Unterlagen zu Haftungsfällen)
• 18a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) – 30 Jahre (Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung
• 147 Abs. 1, Abs. 3 Abgabenordnung (AO) – bis zu 10 Jahre (steuerlich relevante Unterlagen, Reiseplanung von Dienstreisen)
• 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4  Handelsgesetzbuch (HGB) – 10 Jahre (Gehaltslisten)
• 41 Abs. 1 Einkommenssteuergesetz (EStG) – 6 Jahre (Lohnkonten, Fahrkostenerstattungen)
• 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) – 5 Jahre (Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung)
• 13 Erste Rechtsverordnung zur Durchführung des Heimarbeitsgesetzes (HAGDV 1)) – 3 Jahre (Heimarbeit-Entgeltbelege)
• 7 Abs. 2 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – 3 Jahre (Arbeitnehmerüberlassung – Geschäftsunterlagen des Verleihers)
• 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – 2 Jahre (Arbeitszeitnachweise)
• 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – 2 Jahre (Verzeichnisse)
• 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) – 2 Jahre (Arbeitszeit bei Mindestarbeitsvergütungen nach dem Mindestlohngesetz)
• 27 Abs. 5 Mutterschaftsgesetz – 2 Jahre (Mutterschutz-Unterlagen)

Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt.

Betroffenenrechte
Nach der DS-GVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DS-GVO).

Sofern Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen, teilen wir diese Berichtigung, Löschung oder Einschränkung allen Empfängern Ihrer Daten mit (Art. 19 DS-GVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgte, wird in diesem Fall nicht berührt.

Recht zum Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen gem. Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderer Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. e der DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, Art. 21 Abs. 1 DS-GVO. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Interessen für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.